Quels sont les délais de conservation obligatoires de vos documents ?

Typologie documentaire Délai légal Textes de référence Délai suggéré
Documents des sociétés
Statuts, pièces constitutives et modificatives d'une société commerciale Au moins 5 ans après dissolution de la société Article 2224 du Code Civil Illimité
Ordres et registres de mouvements de titres
Registres des procès verbaux d'assemblées et/ou de conseils d'administration Au moins 5 ans à compter du dernier procès verbal enregistré
Convocations, feuilles de présence et pouvoirs Au moins 3 ans à compter de la date du conseil ou de l'assemblée Article L.235-9 du Code de Commerce
Rapports du gérant ou du conseil d'administration, rapports des commissaires aux comptes Au moins 3 ans à compter de l'assemblée les approuvant
Contrats d'acquisition et de cession de bien immobiliers et fonciers Au moins 30 ans à compter de la cession du bien Article 2227 du Code Civil
Comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexes). Comptes sociaux, comptes d'exploitation, comptes de perte et profits Au moins 10 ans à compter de la clôture de l'exercice considéré Article L.123-22 du Code de Commerce
Document comptables
Livres et registres comptables Au moins 10 ans à compter de la fin de l'exercice comptable Article L.123-22 du Code de Commerce Illimité
Documents justifiant le paiement des impôts et taxes Au moins 6 ans Articles L.102B, L.169, L.169A et L.176 du Livre des Procédures Fiscales 7 ans
Factures Au moins 10 ans à compter de la sate d'émission Article L.123-22 du Code de Commerce 11 ans
Extraits de compte bancaires Au moins 6 ans à compter de leur date d'établissement Article L.110-4 du Code de Commerce et articles L.102B, L.169, L.169A et L.176 du Livre des Procédures Fiscales 10 ans
Carnets à souches de chèques
Titres de paiement
Documents commerciaux
Correspondances commerciales Au moins 5 ans à compter de la date de réception (ou de l'expiration des engagements contractuels le cas échéant) Article L.110-4 du Code de Commerce 6 ans
Bail commercial Au moins 5 ans à compter de la date de fin de bail 10 ans
Contrats conclus entre commercçants et entre commerçants/non commerçants Au moins 5 ans à compter du terme de contrat 6 ans
Bons de commande et bons de livraison Au moins 5 ans à compter de la date de leur établissement 11 ans
Documents relatifs au personnel
Registre unique du personnel Au moins 5 ans à compter de la date à laquelle le salarié a quitté l'établissement Articles L.121-13 et R 1221-26 du nouveau Code de Travail Illimité
Dossier individuel des salariés : contrats de travail, lettre de confirmation d'embauche, lettre de démission, lettre de sanctions disciplinaires, lettre de licenciement 90 ans à compter de la date de naissance du salarié Pour les archives publiques : bulletin officiel des services du Premier Ministre 93/4 du 19 janvier 1994 Illimité
Livre de paie / bulletins de paie Au moins 5 ans à compter de leur établissement Articles 2224 du Code Civil et L.3245-1 du nouveau Code du Travail, L.244-3 et L.244-11 du Code de la Sécurité Sociale 50 ans pour les livres de paie
Pièces comptables relatives aux traitements et salaires, doubles de bordereaux de paiement des cotisations sociales, documents concernant les salaires, primes ou indemnités
Déclaration annuelles de données sociales 6 ans Article L.102B du Livre des Procédures Fiscales Illimité
Dossiers accidents du travail Au moins 10 ans à compter de la consolidation du dommage Article 2226 du Code Civil
Archives médicales
Dossiers médicaux des établissements de santé public et privé Sauf exceptions, au moins 20 ans à compter du dernier passage dans l'établissement Article 2 du décret n° 2006-6 du 4 janvier 2006 et article R. 1112-7 du Code de la Santé Publique Illimité
Dossiers médicaux des praticiens sauf libéraux Au moins 10 ans à compter de la consolidation du dommage Article L.1142-28 du Code de la Santé Publique

Lieu dit Les Mouynes

47270 SAINT JEAN DE THURAC

 

Tel : 05 53 66 17 78

 

Mail : contact@archimede.co

 

Certification du Système d'Archivage Electronique, enfin ! (lun., 21 janv. 2013)
Billet de Pierre Fuzeau qui signale la nouvelle certification NF 461 concernant les systèmes de management de système d'archivage électronique.
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Cloud et Archives: un guide des bonnes pratiques publié par l'Aproged (jeu., 05 juil. 2012)
L'Aproged a publié un guide des bonnes pratiques concernant l'archivage dans le Cloud, "à l'attention des organisations françaises et européennes". Les membres du groupe de travail ont voulu éclaircir les questions suivantes : les nouvelles possibilités technologiques sont-elles adaptées aux contraintes réglementaires? Est-il possible d'envisager la mise en oeuvre d'un système de gestion de contenu ou d'archivage de documents numériques tirant parti de ces nouvelles possibilités apportées par le Cloud? Les experts ont cherché à identifier les contraintes et les apports liés à l'archivage électronique dans le Cloud computing. Le guide est téléchargeable sur le site de l'Aproged, sous réserve d'être enregistré.
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